Koszty służbowe · Kodeks pracy 2026
Kalkulator kilometrówki 2026
Oblicz zwrot za używanie prywatnego auta lub motocykla do celów służbowych: ryczałt na jazdy lokalne albo kilometrówkę w podróży służbowej.
Samochód do 900 cm³: 0,89 zł/km · Samochód powyżej 900 cm³: 1,15 zł/km
Motocykl: 0,69 zł/km · Motorower: 0,42 zł/km
Ryczałt na jazdy lokalne to miesięczna kwota: limit km × stawka, zwykle opodatkowana PIT i ZUS. Kilometrówka w delegacji to realne km × stawka, zwolnione z podatku do wysokości stawki ustawowej.
Choroba, urlop, podróż służbowa trwająca co najmniej 8 godzin albo inny dzień bez używania auta: ryczałt zmniejsza się o 1/22 za każdy taki dzień roboczy.
Jak działa kalkulator kilometrówki?
Kalkulator liczy zwrot za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych (jazdy lokalne i zamiejscowe). Mnoży liczbę kilometrów przez obowiązującą stawkę: 1,15 zł/km dla samochodów osobowych z silnikiem powyżej 900 cm³, 0,89 zł/km do 900 cm³, 0,69 zł/km dla motocykla i 0,42 zł/km dla motoroweru. Wynik to kwota, którą pracodawca powinien zwrócić pracownikowi.
Jak interpretować wynik?
Pracodawca może zwrócić tylko tyle, ile wynika z faktycznej ewidencji (kilometrówki). Miesięczny limit przejechanych km ustalany jest w umowie, zazwyczaj 300 lub 500 km. Kwota powyżej limitu nie jest zwracana. Zwrot do limitu nie jest przychodem pracownika (nie podlega składkom ani podatkowi).
Przykład użycia
Pracownik przejechał 320 km samochodem powyżej 900 cm³, umówiony limit 300 km. Kalkulator: 300 × 1,15 zł = 345 zł zwrotu. Nadwyżka 20 km nie jest rozliczana (chyba że pracodawca uzgodni inaczej, wtedy nadwyżka jest przychodem pracownika i podlega opodatkowaniu).
Założenia i ograniczenia
Stawki 0,89 zł/km i 0,69 zł/km są stawkami maksymalnymi określonymi w rozporządzeniu. Pracodawca może stosować niższe stawki, wtedy różnica może być przychodem pracownika. Stawki dla motocykli i motorowerów są inne.
Źródła / podstawa
Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów.
FAQ
Czy kwota z kilometrówki jest opodatkowana?
Zwrot do wysokości ustawowych stawek i limitu km jest wolny od podatku i składek ZUS, traktowany jako zwrot kosztów, nie przychód. Kwota powyżej stawek lub limitu jest przychodem pracownika i podlega PIT.
Ile wynosi aktualna stawka kilometrówki?
Od 17 stycznia 2023 r.: 1,15 zł/km dla samochodów osobowych z silnikiem powyżej 900 cm³, 0,89 zł/km do 900 cm³, 0,69 zł/km dla motocykla i 0,42 zł/km dla motoroweru (Dz.U. 2023 poz. 5). Stawki te obowiązują w 2026 r., przy kolejnych zmianach aktualizujemy kalkulator.
Czy pracodawca musi prowadzić ewidencję km?
Tak, pracodawca powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów (kilometrówkę), a pracownik wpisywać trasy i km. Bez ewidencji zwrot podlega opodatkowaniu jako przychód pracownika.
Co z samochodem elektrycznym lub hybrydowym?
Rozporządzenie nie ma osobnej stawki dla aut elektrycznych ani hybryd. W praktyce pracodawcy stosują do nich stawkę 1,15 zł/km, ale to przyjęta praktyka, a nie przepis wprost, więc warto zapisać to w regulaminie albo umowie.
Czy można rozliczać dojazdy do stałej siedziby firmy?
Co do zasady, nie. Dojazdy z domu do stałego miejsca pracy to prywatny koszt pracownika. Kilometrówka dotyczy jazd w trakcie pracy (do klientów, na delegacje, między filiami).
Ostatnia weryfikacja: 18 września 2026