Poradnik · Prawo i finanse
Odsetki za opóźnienie — jak liczyć i kiedy stosować
Dłużnik nie zapłacił faktury w terminie. Przysługują Ci odsetki — ale jakiego rodzaju, od kiedy i w jakiej wysokości? Wyjaśniamy trzy rodzaje odsetek i kiedy każdy z nich ma zastosowanie.
Trzy rodzaje odsetek za opóźnienie
Polskie prawo wyróżnia trzy stawki odsetek za nieterminową zapłatę. Mają różną wysokość i zastosowanie w zależności od rodzaju stosunku prawnego.
Odsetki ustawowe za opóźnienie (art. 481 Kodeksu cywilnego) — stopa referencyjna NBP plus 5,5 punktu procentowego. Stosowane w relacjach z konsumentami (B2C) i wszędzie tam, gdzie nie ma przepisu szczególnego. Przy stopie NBP 5,75% wynoszą 11,25% rocznie.
Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych (ustawa o terminach zapłaty) — stopa referencyjna NBP plus 10 punktów procentowych, ale nie mniej niż 8%. Stosowane wyłącznie w transakcjach między przedsiębiorcami (B2B). Przy stopie NBP 5,75% wynoszą 15,75% rocznie. Wyższe, bo mają mobilizować firmy do terminowego płacenia.
Odsetki maksymalne za opóźnienie — dwukrotność odsetek ustawowych za opóźnienie. Górna granica — strony w umowie mogą zastrzec wyższe odsetki, ale takie postanowienie jest nieważne, a sąd stosuje maksymalne. Przy stopie NBP 5,75% wynoszą 22,5% rocznie.
Wzór na obliczenie odsetek
Odsetki = Kwota długu × Roczna stopa odsetek ÷ 365 × Liczba dni opóźnienia
Jeśli stopa zmieniła się w trakcie opóźnienia (RPP zmieniła stopę referencyjną NBP), odsetki liczy się za każdy okres oddzielnie. Kalkulator na darmowe-kalkulatory.pl uwzględnia aktualne stawki automatycznie.
Przykład: faktura B2B, 60 dni opóźnienia
Faktura: 20 000 zł, termin płatności minął 60 dni temu, kontrahent to firma (B2B)
Stopa referencyjna NBP: 5,75%
Odsetki handlowe: 5,75% + 10% = 15,75% rocznie
Odsetki za 60 dni: 20 000 × 15,75% ÷ 365 × 60 = 518,63 zł
Rekompensata za koszty odzysku (obligatoryjna B2B): 40 EUR × kurs NBP (ok. 4,28) = 171,20 zł
Łączne roszczenie: 20 000 + 518,63 + 171,20 = 20 689,83 zł
Rekompensata 40 EUR — co to jest i kiedy przysługuje
W transakcjach handlowych (B2B) wierzyciel ma prawo — bez wezwania i bez wykazywania poniesionych kosztów — żądać zryczałtowanej rekompensaty za koszty odzysku wierzytelności w wysokości 40 EUR (przeliczanej według kursu NBP). Przysługuje automatycznie z chwilą opóźnienia, niezależnie od wysokości długu.
Przy długach powyżej 5 000 EUR rekompensata może być wyższa — wierzyciel może żądać faktycznych kosztów odzysku (kancelaria windykacyjna, pełnomocnik), jeśli przekraczają ryczałt. Przy bardzo dużych roszczeniach stosuje się 1% wartości długu, jeśli jest to kwota wyższa od 40 EUR.
Rekompensata nie przysługuje w relacjach B2C (firma–konsument) ani gdy dłużnik nie jest przedsiębiorcą.
Od kiedy liczyć opóźnienie
Przy fakturze z określonym terminem płatności: od dnia następnego po upływie terminu. Jeśli faktura nie ma terminu — po wezwaniu do zapłaty (art. 455 k.c.) lub po upływie ustawowego terminu z ustawy o terminach zapłaty (30 dni dla dużych podmiotów, 60 dni dla podmiotów publicznych).
Uwaga: termin płatności liczony jest od dostarczenia faktury lub wykonania usługi — cokolwiek nastąpiło później. Jeśli fakturę wystawiłeś miesiąc po wykonaniu usługi, termin liczy się od wystawienia faktury, a nie od wykonania.
Kiedy odsetki przestają być naliczane
Naliczanie odsetek ustaje w dniu rzeczywistej zapłaty — nie w dniu wystawienia przelewu, ale w dniu uznania rachunku wierzyciela. Przy zapłacie częściowej odsetki naliczane są od pozostałej kwoty. Odsetki można dochodzić za cały okres opóźnienia, w tym za lata wstecz, pod warunkiem że roszczenie nie uległo przedawnieniu (3 lata przy roszczeniach B2B).
FAQ
Czy muszę wezwać dłużnika zanim zacznę naliczać odsetki?
Nie — odsetki przy fakturze z terminem przysługują automatycznie po upływie terminu, bez wezwania. Wezwanie do zapłaty jest dobrą praktyką (i krokiem przed sądem), ale nie warunkiem naliczenia odsetek. W relacjach B2B rekompensata 40 EUR też przysługuje bez wezwania.
Czy odsetki można wpisać w fakturze już w momencie wystawienia?
Nie — odsetki za opóźnienie naliczają się dopiero po upływie terminu i są znane dopiero po faktycznym opóźnieniu. W fakturze nie wpisuje się odsetek "z góry". Można natomiast w umowie lub na fakturze zaznaczyć, że przy opóźnieniu naliczone zostaną odsetki handlowe — ale kwota będzie znana dopiero po opóźnieniu.
Co gdy kontrahent zapłacił, ale za mało?
Przy zapłacie częściowej odsetki nalicza się od niezapłaconej części. Przy braku porozumienia, co do czego zalicza się częściową zapłatę (odsetki czy kapitał), w pierwszej kolejności zalicza się na poczet odsetek, potem kapitału (art. 451 k.c.). Warto to uzgodnić z kontrahentem i potwierdzić pisemnie.
Czy odsetki podlegają VAT?
Odsetki za opóźnienie w zapłacie nie są wynagrodzeniem za usługę — to odszkodowanie finansowe. Nie podlegają VAT i nie wpisuje się ich na fakturze z VAT. Stanowią jednak przychód podatkowy (PIT lub CIT) — wykaż je w zeznaniu rocznym.
Czy maksymalne odsetki dotyczą też pożyczek prywatnych?
Tak — odsetki maksymalne (dwukrotność ustawowych za opóźnienie) dotyczą wszelkich stosunków cywilnoprawnych, w tym pożyczek prywatnych. Zastrzeżenie w umowie wyższych odsetek jest nieważne z mocy prawa — wierzyciel może żądać najwyżej maksymalnych.