Poradnik · Koszty i rozliczenia

Kilometrówka 2026: stawki za km i dwa sposoby rozliczenia

Słowo „kilometrówka" w praktyce oznacza dwie różne rzeczy, w zależności od tego, czy pracownik jedzie prywatnym autem w delegacji, czy regularnie dojeżdża służbowo na terenie swojej miejscowości. Obie sytuacje liczy się inną metodą. Trzecia zasada obowiązuje przedsiębiorców na jednoosobowej działalności. Poniżej aktualne stawki na 2026 rok i sposób rozliczenia dla każdego z tych przypadków, z przykładami liczbowymi.

Stawki za 1 kilometr w 2026 roku

Stawki za przebieg pojazdu prywatnego używanego do celów służbowych nie zmieniły się od 17 stycznia 2023 roku i w 2026 roku wynoszą:

• samochód osobowy do 900 cm³: 0,89 zł za km
• samochód osobowy powyżej 900 cm³: 1,15 zł za km
• motocykl: 0,69 zł za km
• motorower: 0,42 zł za km

Te same stawki stosuje się w obu metodach rozliczenia opisanych niżej: i w kilometrówce przy podróży służbowej, i w ryczałcie na jazdy lokalne. Różnica leży nie w stawce, a w sposobie wyliczenia kwoty i w opodatkowaniu.

Krok 1: ustal, z jaką sytuacją masz do czynienia

Jeśli pracownik wyjeżdża poza swoją stałą miejscowość pracy na polecenie pracodawcy, w ramach jednorazowej podróży służbowej (delegacji), rozlicza przejazd klasyczną kilometrówką: faktyczna liczba przejechanych kilometrów razy stawka. Jeśli natomiast pracownik na podstawie umowy z pracodawcą regularnie używa prywatnego auta do jazd po terenie swojej miejscowości lub najbliższej okolicy, bez formalnej delegacji, dostaje miesięczny ryczałt wyliczony z góry na podstawie limitu kilometrów.

Kilometrówka w podróży służbowej: zwrot bez podatku

W delegacji krajowej lub zagranicznej, gdy pracownik jedzie prywatnym autem za zgodą pracodawcy, zwrot kosztów liczy się jako iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za km, na podstawie trasy wskazanej w poleceniu wyjazdu. Taki zwrot, do wysokości stawki ustawowej, jest zwolniony z podatku dochodowego i ze składek ZUS, podobnie jak diety i inne należności z tytułu podróży służbowej.

Ryczałt na jazdy lokalne: limit kilometrów i opodatkowanie

Gdy pracownik nie jedzie w delegacji, tylko na podstawie umowy regularnie używa swojego auta do jazd służbowych na terenie miejscowości, w której pracuje, przysługuje mu miesięczny ryczałt. Jego górny limit zależy od liczby mieszkańców gminy lub miasta:

• do 100 000 mieszkańców: maksymalnie 300 km miesięcznie
• od 100 000 do 500 000 mieszkańców: maksymalnie 500 km miesięcznie
• powyżej 500 000 mieszkańców: maksymalnie 700 km miesięcznie

Kwotę ryczałtu wylicza się jako limit kilometrów razy stawka za km, bez względu na to, ile kilometrów pracownik faktycznie przejechał w danym miesiącu. Nie prowadzi się tu ewidencji poszczególnych tras, wystarczy pisemne oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych. Za każdy dzień roboczy nieobecności z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin albo niezdolności do korzystania z pojazdu z innego powodu, ryczałt zmniejsza się o 1/22.

W przeciwieństwie do kilometrówki w delegacji, ten ryczałt zwykle podlega opodatkowaniu PIT i składkom ZUS. Zwolnienie z podatku działa tylko wtedy, gdy obowiązek zwrotu kosztów wynika z przepisów odrębnych ustaw, co dotyczy wąskiej grupy zawodów, na przykład listonoszy, pracowników socjalnych w terenie czy niektórych służb kontrolnych. W typowej umowie o pracę w firmie prywatnej sam fakt podpisania umowy o używanie auta do jazd lokalnych nie daje automatycznego zwolnienia.

Kilometrówka w jednoosobowej działalności gospodarczej

Przedsiębiorca, który do działalności używa prywatnego samochodu niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych firmy, od 1 stycznia 2019 roku nie rozlicza już starej kilometrówki według wzoru stawka razy przejechane kilometry. Zamiast tego do kosztów uzyskania przychodu wlicza 20% faktycznie poniesionych wydatków na eksploatację auta: paliwo, przeglądy, naprawy, ubezpieczenie czy myjnię. Pełne 100% tych wydatków można rozliczyć tylko wtedy, gdy auto jest wykorzystywane wyłącznie w działalności. Przy zakupie dotyczy to też pełnego odliczenia VAT. W praktyce wymaga to zgłoszenia pojazdu do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26 oraz prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu dla celów VAT.

Dla przedsiębiorcy, który auto wykorzystuje też prywatnie, ewidencja przebiegu pojazdu nie służy już do wyliczania limitu kilometrówki, tylko do udokumentowania, że wydatek faktycznie wiąże się z działalnością, na potrzeby ewentualnej kontroli.

Jak szybko policzyć kilometrówkę bez liczenia ręcznie

Powyższe wzory da się wyliczyć na kartce, ale kalkulator kilometrówki robi to w kilka sekund. Najpierw wybierasz sposób rozliczenia: ryczałt na jazdy lokalne albo delegację. Dla ryczałtu wskazujesz wielkość gminy, w której jeździsz, i liczbę dni nieobecności w miesiącu. Kalkulator sam dobiera limit kilometrów i pokazuje ryczałt do wypłaty z informacją, że zwykle podlega PIT i ZUS. Dla delegacji wpisujesz tylko liczbę przejechanych kilometrów. Wynik pokazuje zwrot wolny od podatku. W obu wariantach wybierasz też typ pojazdu, żeby kalkulator zastosował właściwą stawkę.

FAQ

← Wróć do poradników  ·  Kalkulator kilometrówki →