Poradnik · Faktury i podatki

Faktura B2B freelancera 2026: jak wyliczyć stawkę i co odliczyć

Kwota netto na fakturze to nie to, co trafia na twoje konto. Odejmujesz od niej składki, koszty, podatek i składkę zdrowotną. Dlatego stawkę liczy się od końca: od tego, ile ma zostać. Liczby dotyczą 2026 roku.

Faktura B2B freelancera: co musi się na niej znaleźć

Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT faktura powinna zawierać m.in.:

• kolejny numer, który jednoznacznie identyfikuje fakturę,
• datę wystawienia,
• imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
• numer NIP sprzedawcy i nabywcy,
• datę wykonania usługi, jeśli różni się od daty wystawienia,
• nazwę usługi oraz jej zakres lub ilość,
• cenę jednostkową netto i wartość sprzedaży netto,
• stawkę podatku, kwotę podatku i kwotę należności ogółem.

Wyrazy „metoda kasowa”, „samofakturowanie”, „odwrotne obciążenie” i „mechanizm podzielonej płatności” (przy fakturze powyżej 15 000 zł i usługach z załącznika nr 15) umieszcza się tylko w przypadkach, których dotyczą. Jak wypełnić fakturę, gdy korzystasz ze zwolnienia z VAT, ten poradnik nie rozstrzyga.

Do kiedy wystawić fakturę i co z KSeF

Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę (art. 106i ust. 1). Za usługę z października masz więc czas do 15 listopada. Jeśli klient zapłacił z góry całość lub część, termin liczy się od miesiąca, w którym przyszła zapłata, i też wynosi 15. dzień następnego miesiąca.

Faktury wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur. Obowiązek zaczął się 1 lutego 2026 dla podatników, którzy w 2024 roku sprzedali za ponad 200 mln zł, i 1 kwietnia 2026 dla pozostałych. Jest wyjątek: jeśli wartość sprzedaży dokumentowana fakturami za okresy miesięczne nie przekracza 10 000 zł brutto, do końca 2026 roku nie masz obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Otrzymywanie faktur w KSeF jest obowiązkowe od 1 lutego 2026. Czy samo zwolnienie z VAT zwalnia z KSeF, tego ten poradnik nie rozstrzyga. Sprawdź to na stronie KSeF (link w źródłach niżej).

VAT: zwolnienie do 240 000 zł

Nie doliczasz VAT do faktury, jeśli twoja sprzedaż (bez podatku) nie przekroczyła 240 000 zł ani w poprzednim, ani w bieżącym roku podatkowym (art. 113 ust. 1). Od 1 stycznia 2026 limit wynosi 240 000 zł, wcześniej było to 200 000 zł.

To zwolnienie ma dwie strony. Nie doliczasz VAT, ale nie odliczasz też podatku naliczonego z zakupów. Gdy przekroczysz limit, stosujesz stawkę podstawową 23%. Ustawa podaje jako podstawową stawkę 22% (art. 41 ust. 1), jednak od 1 stycznia 2024 roku art. 146ef podnosi ją do 23%. Przepis działa do końca roku, w którym spełniony jest warunek dotyczący wydatków obronnych. Koniec tego okresu ogłasza Minister Finansów w Monitorze Polskim do 31 października. Przeliczysz to w kalkulatorze VAT.

Od faktury do tego, co zostaje: podatek

Podatek zależy od wybranej formy opodatkowania:

• skala podatkowa: do 120 000 zł dochodu rocznie 12% minus kwota zmniejszająca podatek 3 600 zł, a powyżej 10 800 zł plus 32% nadwyżki ponad 120 000 zł,
• podatek liniowy: 19% podstawy opodatkowania,
• ryczałt: stawka od przychodu, która zależy od PKWiU usługi, a nie od nazwy zawodu.

Przy ryczałcie dla freelancerów ważne są stawki:

• 12% dla usług związanych z oprogramowaniem, doradztwem w zakresie sprzętu i oprogramowania oraz zarządzaniem siecią i systemami informatycznymi (PKWiU 62.01, 62.02, 62.03.1),
• 14% dla usług architektonicznych i inżynierskich (dział 71) oraz specjalistycznego projektowania (74.1),
• 15% dla usług prawnych, rachunkowo-księgowych, doradztwa podatkowego i doradztwa związanego z zarządzaniem,
• 17% dla wolnych zawodów.

Badania naukowe i prace rozwojowe (dział 72) to 8,5% do 100 000 zł i 12,5% od nadwyżki. Dopasuj stawkę do PKWiU swojej usługi, a nie do tego, jak ją nazywasz.

Składki: ile zabiera ZUS i zdrowotna

Podstawa składek społecznych wynosi nie mniej niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. Na 2026 rok to 5 652 zł (60% z 9 420 zł). Stopy to 19,52% na emerytalną, 8,00% na rentowe, 2,45% na chorobową i od 0,40% do 8,12% na wypadkową. W kalkulatorze faktury pełne składki społeczne (z dobrowolną chorobową i Funduszem Pracy, bez zdrowotnej) wynoszą 1 926,76 zł miesięcznie. W pierwszych 24 miesiącach działalności podstawa może być niższa, nie niższa niż 30% minimalnego wynagrodzenia, czyli 1 441,80 zł. Składki społeczne wynoszą wtedy w kalkulatorze 456,18 zł miesięcznie. Nie dotyczy to osób, które w ciągu ostatnich 60 miesięcy prowadziły pozarolniczą działalność. Wariant dla siebie sprawdzisz w kalkulatorze ZUS przedsiębiorcy.

Składka zdrowotna zależy od formy opodatkowania:

• skala: 9% podstawy wymiaru,
• podatek liniowy: 4,9% podstawy, ale nie mniej niż 9% minimalnego wynagrodzenia z pierwszego dnia roku, czyli 432,54 zł (9% z 4 806 zł),
• ryczałt: roczna podstawa to 60% (przychód do 60 000 zł), 100% (od 60 000 do 300 000 zł) albo 180% (powyżej 300 000 zł) przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedniego, które ogłasza Prezes GUS.

Jak wyliczyć stawkę od końca

Zamiast pytać, ile zostaje z danej faktury, zacznij od kwoty, którą chcesz mieć na rękę. Rachunek ma trzy kroki:

• Krok 1. Ustal cel: ile ma zostać na rękę w miesiącu.
• Krok 2. Wylicz dochód, z którego po podatku i składce zdrowotnej zostanie ten cel.
• Krok 3. Dodaj do dochodu składki społeczne i koszty. Wynik to faktura netto, a po podzieleniu przez liczbę godzin stawka.

Przy podatku liniowym z każdej złotówki dochodu podatek zabiera 19 groszy, więc zostaje 0,81. Zdrowotna to 4,9% dochodu, ale nie mniej niż 432,54 zł. Do dochodu ok. 8 827 zł miesięcznie obowiązuje to minimum i wtedy dochód to cel plus 432,54 zł, podzielone przez 0,81. Powyżej ok. 8 827 zł zdrowotna to już 4,9%, a dochód to cel podzielony przez 0,761 (czyli 1 minus 0,19 minus 0,049).

Nie każda godzina pracy trafia na fakturę. Wstaw do wzoru tylko te godziny, które naprawdę fakturujesz. Przykład jest uproszczony: zakłada jedną fakturę w miesiącu i liczy składki w stałej kwocie.

Co możesz odliczyć

Przy skali i podatku liniowym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1). Sprzęt do pracy, oprogramowanie i księgowość zwykle wynikają z celu uzyskania przychodu, ale to nie jest gwarancja. Każdy wydatek musi mieć związek z przychodem, a listy wyłączeń z art. 23 ten poradnik nie omawia.

Przy ryczałcie kosztów nie odliczasz. Od przychodu możesz odjąć tylko wydatki wymienione w ustawie o ryczałcie (m.in. z art. 26 ust. 1 ustawy o PIT) i 50% składek na ubezpieczenie zdrowotne. VAT naliczony odliczają płatnicy VAT, a przy zwolnieniu podmiotowym go nie odliczasz.

Gdy nie musisz zakładać firmy

Według art. 5 ust. 1 Prawa przedsiębiorców działalność nie jest działalnością gospodarczą, jeśli przychód z niej nie przekracza w żadnym miesiącu 75% minimalnego wynagrodzenia, a osoba w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej. W 2026 roku to 3 604,50 zł miesięcznie. Drugi wariant to 225% minimalnego wynagrodzenia w żadnym kwartale, czyli 10 813,50 zł, przy tych samych warunkach.

Policz własną stawkę w kalkulatorze

Wzór z przykładu da się policzyć na kartce, ale kalkulator faktury freelancera pokaże od razu, ile zostaje z konkretnej faktury po składkach, kosztach, podatku i zdrowotnej. Wpisujesz kwotę netto, wybierasz wariant składek i formę opodatkowania. Wynik jest szacunkiem miesięcznym przy jednej fakturze.

FAQ

Źródła

• Ustawa o podatku od towarów i usług, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1263
• Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, t.j. Dz.U. 2026 poz. 592
• Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym, t.j. Dz.U. 2025 poz. 843
• Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, t.j. Dz.U. 2026 poz. 199
• Ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej, t.j. Dz.U. 2025 poz. 1461
• Prawo przedsiębiorców, t.j. Dz.U. 2025 poz. 1480
• Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2026 roku, Dz.U. 2025 poz. 1242
• Ustawa budżetowa na rok 2026, Dz.U. 2026 poz. 62
• Ministerstwo Finansów: stawki i limity VAT
• KSeF: zakres obowiązkowego KSeF

Informacje mają charakter ogólny i nie zastępują porady podatkowej.

← Wróć do poradników  ·  Kalkulator faktury →