Poradnik · Delegacje
Dieta służbowa — stawki i rozliczenie w 2026 r.
Dieta służbowa to zwrot kosztów wyżywienia w trakcie delegacji. Stawka krajowa wynosi 45 zł/dobę — ale to tylko punkt wyjścia. W praktyce wysokość zależy od długości podróży, zapewnionych posiłków i celu delegacji.
Stawka diety krajowej w 2026 roku
Dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę (od 1 stycznia 2023 r. — podwyższona z 30 zł). Podstawą prawną jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności z tytułu podróży służbowych. Dotyczy pracowników — dla przedsiębiorców i zleceniobiorców regulacje mogą się różnić.
Dieta nie jest wynagrodzeniem — to zwrot kosztów wyżywienia. Jest wolna od podatku i składek ZUS do wysokości wynikającej z rozporządzenia. Pracodawca może wypłacać wyższe diety, ale nadwyżka powyżej stawki rozporządzeniowej podlega PIT i ZUS.
Jak liczyć dobę podróży służbowej
Doba podróży służbowej liczy się od momentu wyjazdu do momentu powrotu. Nie chodzi o doby kalendarzowe (do północy), ale o 24-godzinne okresy liczone od godziny wyjazdu.
Wysokość diety zależy od długości podróży krajowej:
- Podróż poniżej 8 godzin — dieta nie przysługuje
- Podróż 8–12 godzin — 50% diety (22,50 zł)
- Podróż powyżej 12 godzin — pełna dieta (45 zł)
- Za każdą kolejną dobę — pełna dieta (45 zł)
- Niepełna doba ponad ostatnią pełną: do 8 godzin = 50%, powyżej 8 godzin = pełna dieta
Przykład: delegacja 2,5 doby
Wyjazd: poniedziałek 8:00, powrót: środa 20:00 → 60 godzin
2 pełne doby (48 godz.) × 45 zł = 90 zł
Pozostała niepełna doba: 12 godzin → powyżej 8 h → pełna dieta 45 zł
Łączna dieta: 90 + 45 = 135 zł
Gdyby powrót był w środę o 14:00 (54 godziny total): pozostałe 6 godzin = do 8 h = 50% diety = 22,50 zł. Łącznie: 90 + 22,50 = 112,50 zł.
Potrącenia za zapewnione posiłki
Jeśli pracodawca zapewnia posiłki (np. hotel ze śniadaniem, obiad na konferencji), dietę pomniejsza się:
- Śniadanie — 25% stawki dziennej (11,25 zł)
- Obiad — 50% stawki dziennej (22,50 zł)
- Kolacja — 25% stawki dziennej (11,25 zł)
Jeśli pracodawca zapewnia wszystkie trzy posiłki, dieta nie przysługuje (lub jest zerowa). Potrącenie dotyczy tylko posiłków faktycznie zapewnionych — nie deklarowanych. Przy ryczałtowym zwrocie kosztów posiłków w formie pieniężnej — nie dokonuje się potrącenia z diety.
Diety zagraniczne — jak działają
Przy podróżach zagranicznych obowiązują stawki określone oddzielnie dla każdego kraju, w innej walucie. Stawki są zawarte w załączniku do rozporządzenia i wynoszą od 32 USD (np. Białoruś) do 75 EUR (np. Francja, Niemcy). Przykładowe stawki: USA 59 USD, Wielka Brytania 42 GBP, Niemcy 49 EUR.
Przy podróży zagranicznej zasada jest analogiczna: za pierwsze 8 godzin — 1/3 diety zagranicznej, 8–12 godzin — 50% diety, powyżej 12 godzin — pełna dieta. W przypadku podróży przez kilka krajów stosuje się stawkę obowiązującą w momencie przekroczenia granicy (lub na lotnisku).
Diety a przedsiębiorcy (B2B)
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową DG może zaliczyć do kosztów firmy diety z tytułu własnych podróży służbowych do wysokości stawek z rozporządzenia. Diety własne przedsiębiorcy są kosztem bez konieczności zbierania rachunków — wystarczy ewidencja podróży (data, trasa, cel, czas).
Ważne: dieta to koszt wyżywienia, nie transport. Koszty transportu (paliwo, bilety) rozlicza się oddzielnie — albo według faktury, albo jako kilometrówka. Kalkulator diety służbowej na darmowe-kalkulatory.pl oblicza łączną kwotę diet na podstawie wpisanych dat i godzin.
Ryczałt za nocleg i inne należności
Oprócz diety przy delegacji krajowej przysługuje ryczałt na nocleg (150% stawki hotelowej, czyli 67,50 zł), jeśli pracodawca nie opłacił hotelu i pracownik nie złożył rachunku hotelowego. Przy delegacjach krajowych pracownik może też żądać zwrotu kosztów dojazdu (bilet, paliwo) oraz innych uzasadnionych wydatków.
FAQ
Czy dieta przysługuje przy pracy zdalnej i wyjazdach lokalnych?
Dieta przysługuje wyłącznie w trakcie podróży służbowej poza stałe miejsce pracy. Jeśli pracownik pracuje zdalnie z domu, a firma jest w innym mieście — codzienne dojazdy do biura mogą nie kwalifikować się jako delegacje. Kluczowe jest, czy wyjazd jest incydentalny (delegacja) czy regularny (codzienne miejsce pracy).
Czy dieta wlicza się do podstawy urlopowej?
Nie — diety i inne należności z tytułu delegacji nie wliczają się do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Podstawa urlopu uwzględnia wynagrodzenie zasadnicze i składniki o charakterze wynagrodzeniowym, ale nie jednorazowe zwroty kosztów.
Czy pracodawca może wypłacać niższe diety niż w rozporządzeniu?
Nie — rozporządzenie określa stawki minimalne. Pracodawca może wypłacać wyższe diety (nadwyżka jest opodatkowana), ale nie może ustalić niższych stawek w regulaminie pracy lub umowie. Umowne obniżenie diet poniżej rozporządzeniowych jest nieważne.
Jak wyliczyć dietę przy podróży przez kilka stref czasowych?
Czas podróży liczy się według czasu polskiego (bez względu na strefy czasowe). Jeśli wyleciałeś z Warszawy o 10:00 i wróciłeś o 02:00 dnia następnego — masz 16 godzin, czyli pełna dieta krajowa (albo zagraniczna, jeśli był to lot zagraniczny). Strefy czasowe nie wydłużają ani nie skracają liczonych godzin.
Czy dietę można rozliczyć w kosztach firmy bez rachunków za jedzenie?
Tak — dieta służbowa jest kosztem ryczałtowym, zwolnionym z wymogu dokumentowania paragonami czy fakturami za jedzenie. Wystarczy ewidencja podróży: data wyjazdu i powrotu z godzinami, trasa, cel. Przy kontroli US sprawdza dokumentację delegacji, nie rachunki restauracyjne.